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エクセルから次のステップへ。業務の「見える化」が営業の質を上げる鍵

​​​​​​​業務の効率化と生産性の向上を図る方法として、案件の「見える化」は企業の常識となっています。

その為、エクセルを活用して案件を管理している企業も多いのではないでしょうか。

エクセルは使い勝手が良く、柔軟性の高いツールですが、営業プロセスや顧客の詳細情報を一元化出来ないため、エクセルだけで顧客情報を管理するのはなかなか難しいこともあると思います。このことを感じてはいても、実際にどうすれば良いのか悩んでいる方も多いと思います。今回は、エクセルで顧客管理をするのが難しい理由と、それらを解決する方法をお伝えします。


【PDCA、OODAサイクルを回すのに適していない】

前提として、PDCA(Plan→Do→Check→Act)または、OODA(Observe→Orient→Decide→Act)は案件の生産性を上げ、業務をより効率的に進めるために取り入れるべきサイクルです。しかしながら、エクセルで効果的にそれらのサイクルを回すことは出来ません。

なぜなら、セールスパーソンがどんな営業プロセスを踏み、顧客とどんな話をしているのかといった詳細情報を確認することが出来ないからです。

そのため、リーダーは現場の改善点を見つけることも、次の具体的な指示を出すことも出来ません。なんとなく進めていった結果、気が付けば案件を「失注していた」ということにもなりかねません。

【エクセルはあくまでも表計算ソフト】

エクセルは本来の使い方に留まらない自由度の高さと高度なPCスキルが無くても利用できることから、案件や業務管理のためのツールとして利用されることが多いです。

しかし、エクセルはあくまでも“表計算ソフト”であり、案件管理のために設計されたものではありません。

最初から最後まで計画通りに進む業務の管理には適していますが、特に営業プロセスにおいては当初の予定通りに案件が進むということは非常に稀です。

計画の変更が生じたときには、常にその情報をエクセルに反映しなければなりません。

そして、それが続くとヒューマンエラーを引き起こす原因となり、会社に思わぬ損害をもたらす可能性もあります。


【CRM/SFAシステムで案件を「見える化」する】

エクセルの代わりにCRM及びSFAシステムで案件管理することで、PDCA、OODAサイクルを回すことはもちろん、エクセルではできない「案件の見える化」を実現できます。

実際にどのように活用できるか具体例を交えながら説明します。


①案件の進捗状況を可視化できる

CRM/SFAシステムには、リアルタイムに案件の進捗が分かる機能を備えたものもあります。案件それぞれの進捗状況が、例えば以前より進んでいたら青色、後退していたら赤色等で表示され、一目でマネジメントすべきポイントが分かります。


②簡単な操作で観たい情報を深堀できる

案件リストの項目に顧客・案件・活動履歴などの詳細情報が紐付けられており、気になる案件を一目で確認できます。それにより、どこに改善点があるかを見つけられ、すぐに指示を出すことができます。案件シートに記載された表面的な情報だけでなく、案件に関するすべての情報を把握した上で、適切にマネジメントすることが可能になるのです。


③案件リストから次の行動を簡単にスケジュール登録できる

案件リストに営業が予定している次の一手、ネクストアクションが入っていなければ、その場で指示が出せる機能をもつ製品もあります。決断がすぐに実行に移せるため、競合に対しリードを取れる確率が上がります。


④リアルタイムに案件情報を共有できる

社内SNSのような機能を提供するCRM/SFA製品もあります。営業は報告と同時にマネージャーに質問・相談もでき、マネージャーからの具体的な指示を案件や顧客情報を紐付けてタイムライン上でやり取りできます。

それによりマネージャーは、営業が会社に戻り、活動報告するのを待つことなく、リアルタイムで案件進捗を確認することが出来ます。



【今一度業務内容と課題の確認を】

CRM及びSFAシステムの市場規模はどんどん拡大しており、システムによって機能も価格も様々です。複雑なシステムは多くの機能が備わっており、使い方次第でいろいろなことが出来ますが、その分価格は高くなります。

逆に低価格のシステムでも、備わっている機能で自社の営業プロセスが「見える化」 出来るのであれば、わざわざ高いシステムを入れる必要はありません。

シンプルなシステムはその分操作も簡単にできるため、社内ですぐに活用できます。


大切なことは、今やっている業務と何が課題なのかを明確にすることです。

それにより、課題解決の為に何が必要なのかがクリアになり、自社のニーズに沿ったCRM、SFAシステムを選べば出資も最小限に抑えられます。


CRM/SFAを活用し業務を「見える化」することで、貴社の営業プロセスは大幅に改善され、ひいては売り上げ向上につなげることが出来るのではないでしょうか。


川西佑奈
川西佑奈

幼いころから異文化に興味を持ち、高校からニュージーランドへ留学。Logan Park High Schoolを卒業後も語学力向上の為、ジャカルタのインターナショナルスクールに入学。 帰国後は関西大学に入学し、学生の頃からインターンとしてSurpassの業務に携わる。現在はSurpassのマーケティング担当として、新規事業の立ち上げを支援する傍ら、翻訳も担当している。

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