エクセルでの日報管理が上手くいかない理由と解決方法(前編)

セールスパーソンの日々の業務の中に「日報」の提出があります。日報を提出する目的として、「上司が部下の行動、進捗状況を把握すること」が挙げられます。しかし、それが単なる部下の「行動把握」に留まってはいませんか?「日報」には、セールスパーソンが日々の業務で培ったノウハウや、より詳細な顧客情報が記録されています。使い方によっては、マネージャーは自分のチームの変化に即座に反応できたり、思わぬ情報から顧客を獲得するチャンスを増やすことができます。しかしながら、日報の提出は、セールスパーソンにとっては業務の負担になっていることが多いです。そしてこのような問題を抱えている企業の多くが、エクセルを用いて日報管理を行っています。

前編では、エクセルでの日報管理が上手くいかない理由をご紹介し、後編で具体的な解決方法をお伝えします。

エクセルでの日報管理が失敗しやすい理由

エクセルでの日報管理が失敗しやすい理由は、実際に日報を提出するセールスパーソンにあることが多いです。例えば以下のような理由が挙げられます。

①そもそも日報を提出するメリットが無い

部下からしてみれば、自ら管理している案件をわざわざ上司に報告する必要性をあまり感じません。詳しく書いたとしても、上司がその全てを確認するとは限りませんし、日報に多くの時間を掛けるよりも、目の前の案件を1つでも多く受注に繋げる方が優先順位も高いと感じてしまいます。

②入力する情報量が多い

日報を単なる「行動把握」ではなく、顧客獲得のチャンスを増やしたり、セールスパーソンの営業効率を上げるために活用するには、それだけ多くの情報が必要になります。例えば、セールスパーソンが「どこに訪問したのか」「どんなアプローチを行ったのか」それに対する「顧客の反応」と「結果」「そのアプローチを行った意図」等も必要かもしれません。そしてそれらの行動を分析するためには、前提として訪問先の企業の情報(事業・製品・課題・自社製品の導入可能性等)が必要になります。しかし、これらの情報を日々の業務に加えてエクセルに入力することは、セールスパーソンから抵抗を受けやすいです。入力をついつい後回しにして提出が遅れたり、内容を簡略化して入力してしまうこともあるでしょう。

結果的に、「内容はあるが、セールスパーソンの負担になってしまう日報」と「提出が目的になった内容の薄い日報」のどちらかになってしまいます。

③入力の負担が大きい

2つ目の理由に付随しますが、やはりセールスパーソンにとって「入力負担が大きい」ということも理由の1つに挙げられます。これらの多くの情報入力に掛かる時間でどれだけ多くの訪問ができ、受注を挙げられるか考えたときに、ますます日報へのハードルが高くなってしまうのです。

SFAでの日報管理

上記で挙げた問題を解決するためにSFAでの日報管理をご紹介します。SFAを導入することで、それまでかかっていた工数を大幅に抑えることができます。その大きな理由の一つに、SFAで「管理の属人化」を防げることが挙げられます。セールスパーソンが日報を入力する際に用いる顧客情報やリスト、メモ、カレンダー、ToDoリスト等を全てSFAで一元管理することで、セールスパーソンはそれぞれのツールを別々に管理する必要が無くなり、その分を入力の時間に割くことが出来ます。また、同時に複数の人が操作できるため、マネージャーはそれぞれのセールスパーソンの最新の進捗状況を常に確認することができます。では、具体的にSFAをどのように活用すれば良いのでしょうか。「後編」で詳しくご紹介します。

川西佑奈
川西佑奈

幼いころから異文化に興味を持ち、高校からニュージーランドへ留学。Logan Park High Schoolを卒業後も語学力向上の為、ジャカルタのインターナショナルスクールに入学。 帰国後は関西大学に入学し、学生の頃からインターンとしてSurpassの業務に携わる。現在はSurpassのマーケティング担当として、新規事業の立ち上げを支援する傍ら、翻訳も担当している。

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