営業率アップに繋がる！？本当に良い案件管理の方法とは
新規営業、プロジェクトを立ち上げたとき、顧客管理や業務動向の把握・分析はどのように行っていますか。
パソコンに、もともと入っているエクセルを使用している企業も多いのではないでしょうか。
エクセルは、導入の費用がかからない上に、汎用性の高いツールのため、取り入れている企業も多いと思いますが、こと営業の案件管理においてその方法は十分といえるでしょうか。
例えば、こんな経験はありませんか。
① エクセルの入力が目的になってしまい、肝心の管理が出来ていない
② 各セールスパーソンからの報告は出来ているが、アフターフォローが十分でなく、気付けば案件を失注してしまっていた
③ 入力する項目が多く、入力漏れ等のヒューマンエラーが度々起こっている
エクセルはその柔軟性の高さから、マルチプルなツールだと思われがちです。
確かに便利なツールではあり、案件の発生から獲得までのスケジュールが一定の場合の管理には向いています。しかし営業において、当初の予定通りに案件が獲得できることは稀です。
そのようなイレギュラーな事柄をエクセルで100％管理することははっきりいって難しいでしょう。
今回は、営業の案件管理をエクセルで行うことがなぜ向いていないのか、正確に管理するにはどうすれば良いのかをお伝えします。
セールパーソンの役割
そもそも、セールスパーソンの役割とは何でしょうか。
数ある中でも、一番軸は「目標達成」です。なぜなら、個々の営業マンの売上げ、粗利益等の目標達成が、チームやグループの目標達成に繋がり、最終的にはそれが企業の経営目標に繋がるからです。
「当たり前のことだ」と思いますよね。しかし、エクセルを使って案件管理をしている企業では、この目標達成へのプロセスが明確化されていないことが意外と多いです。
なぜなら、エクセルは本来表計算ソフトである為、案件獲得までのプロセスを明確化することは、機能上難しいからです。
エクセルでの案件管理が難しい理由
エクセルでの案件管理が難しいのには、以下のような理由があります。
・集計や分析に必要な工程が複雑になりやすい
・フォーマットを無意に変更してしまう恐れがある
・作業分業を同時に行いづらく、情報の更新に時間がかかる
・複数人での同時利用ができない
・他のツールとの“連携”が難しい
・スマートフォンでの閲覧、入力に不向き
ざっと挙げただけでもこれだけの理由があります。
冒頭でもお伝えした通り、エクセルは、案件の発生から獲得までのスケジュールが一定の場合の管理には向いていますが、営業のようなイレギュラーなことが多く発生する案件の管理においては、不向きな点がいくつかあります。
営業における案件の管理方法
では、営業の案件管理はどのようにすれば良いでしょうか。
それは、SFA/CRMを使うことです。SFA/CRMは営業管理システム/顧客管理システムと呼ばれるオートメーションツールです。
エクセルでは管理できないことがこれらのツールを使うことで可能になります。
具体的には、以下のようなことが出来ます。
① 顧客情報の一元管理
大前提の機能ですが、CRMシステムでは、顧客の氏名や年齢、性別、電話番号、メールアドレスなどの基本情報や、購買日・購買金額・購買頻度などの購買履歴、問い合わせ対応やクレーム対応などのコンタクト情報を一元管理します。
② 顧客分析・マーケティング支援
詳細な顧客データベースをもとに多角的な分析ができ、PDCAサイクルを通してマーケティングの精度を高めていくことができます。経営者やマネージャー層は、リアルタイムな分析データを活かして、迅速かつ的確な判断を下せます。
③ 案件の進捗状況が可視化できる
案件担当者やアポの日程、契約予定日などの情報を一覧で確認することが出来るほか、初回アポから受注までの営業プロセスを可視化し、分析や改善を行うこともできます。
④ レポートの出力が簡単にできる
殆どのSFAでは、設定を行うことで自動でデータを集計してくれる機能が付いています。進捗を更新した案件や、新しく追加した案件も全て最新の情報がグラフやレポートという形で反映されるため、情報の更新、追加のたびに入力する必要がありません。
つまり、業務の手間が大幅に削減できるうえに、ヒューマンエラーも防止することが出来ます。
⑤ 外出先での営業をアシストしてくれる
セールスパーソンが外出先でスマートフォンやタブレッドなどのモバイル端末を持っていれば、時と場所を選ばずいつでも自分の案件や顧客情報を確認することができます。
外部での情報のやり取りを前提としているため、セキュリティも高く、情報漏洩などのリスクも最小限に抑えられます。
エクセルとSFA/CRMのバランスを
エクセルにもSFA/CRMにもそれぞれの良さがあります。
自社の課題を明確にしたうえで、どうすればその課題を解決出来るのか今一度考えてみてはいかがでしょうか。もちろん、これらのツールを正しく使えれば、確実に案件が獲得出来るというわけではありません。あくまでもセールスパーソンが現場でより良いパフォーマンスを行うための補助的な存在です。しかし、すこしやり方を見直すことで、貴社の利益向上に繋がるのではないでしょうか。
