Eメール同期機能について

メールアカウントは、あなたの特定のアドレス-example@email.com-に、ログイン資格を利用してアクセスします。メールクライアントは、あなたのメールアカウントにアクセスするために使用する特定のプログラムのことです。使用する状況によっては、メールプロバイダーと同じ役割を果たしますが、全く同じというわけではありません。なぜならメールクライアントは、メールの削除、アーカイブ、スレッドに関する特定の規則やルールがあります。

メールプロバイダーには、メールの削除、アーカイブ、メールのスレッド処理に関する特定のルールまたは動作があります。そしてこれらのルール、動作は、メールクライアントがもつどのルールよりも優先されます。

多くの顧客は特定のメールプロバイダーを使用しますが、そのメールプロバイダーへのアクセスには異なるメールクライアントを使用します。一般的な例としては、会社がビジネス用のメールドメインの特定のメールプロバイダーを持っているが、そのメールプロバイダにGmailを使用している場合です。
ほとんどの場合、Gmailはメールプロバイダーとして使用されます。しかしこの例では、Gmailはメールクライアントとして使用され、こちらで説明されているメールスレッドのルールに似たメールプロバイダーとしてのルールや動作を行っています。

Pipedrive内でEメールの作成及び受信を続けるために、Eメール同期の再認証を求められることがあります。
これは、同期したEメールアカウントのログイン認証情報が変更されたときに発生し、この時EメールアカウントとPipedriveの接続が遮断されます。

再認証もしくはEメール同期の便利な機能を続けるには、
設定＞カスタマイズ＞コネクション＞Eメールの統合を選択し、あなたの新しいログイン認証情報を入力します。

※Eメールの同期機能は、Pipedriveのゴールドプランで使える便利な機能の1つです。プランの変更方法については、こちらをクリックしてください。

Pipedriveには、顧客とのEメールのやり取りを管理するためにEメールの同期とスマートEmailBCCという2つの方法があります。どちらの方法を利用しても、Pipedriveはメッセージの送信先のEメールアドレスに基づいて、Eメールの会話がどの連絡先および取引に属しているかを瞬時に計算します。これは、人物と取引のDetail Viewから、全てのやりとりのクリアな写真を常に持っていることを意味しています。

更にあなたに専用のPipedriveの受信箱が与えられます。それは全てのEメールを含むほか、Eメールの共有とそれぞれをリンクさせることができます。
同期したPipedriveアカウントの”メール”タブから、新しいメールを作成することもできます。そうすることで、Eメールシステムを切り替える時間が節約できることで、重要なタスクに集中でき、つまりはビジネスを推進させることができます。
※ペルシャ語、ウルドゥー語、ヘブライ語、アラビア語など右から左へ記入するキーボード仕様になっている場合、Pipedriveはこれを認識し、入力したコンテンツに適切にフォーマットします。詳細についてはこちらをクリックしてください。

Pipedrive内でEメールを作成するときは、テキストフォーマット、インライン画像、Pipedriveの取引や連絡先から情報を引き出すことができるスマートフィールドなど、ニーズに合わせて電子メールをカスタマイズできます。さらにカスタマイズするために、Eメール同期機能の中のメールテンプレートとメール署名機能について更に学習することを推奨します。

-Email Sync-
・Microsoft Exchange (ActiveSync)
・Outlook.com (aka Hotmail)
・iCloud (aka MobileMe or DotMac)
・AOL Mail
・FastMail
・GandiMail
・GMX
・Mail.ru
・Yandex.Mail
・GoDaddy Mail
・Hover.com
・Namecheap
・Bluehost
・Soverin
・Zimbra
・123-reg
・126
・QQ Mail
・Aliyun (Alibaba Group)
・Netease 163 (China)
・Yeah.net
・139.com (China)
・SSL接続を介した汎用IMAPによるカスタムアカウントの同期

すべての送受信メールはあなたのPipedriveアカウントに同期され、対応する連絡先と取引に関連付けられます。

PIpedriveのメール同期は、PipedriveとNylasと呼ばれる電子メール統合プロバイダとのパートナーシップによって可能になります。
Nylasの技術力と高い評価が私たちがパートナーシップをくんだ理由です。
Nylasと共にPipedriveはお客様の機密データを保つ使いやすいサービスを提供します。

※メールの同期機能はPipedriveのゴールドプランの便利な機能の一つです。プランを切り替える方法については、こちらをクリックしてください。

・設定＞カスタマイズ＞パーソナル＞コネクション＞Eメールの統合を選択します。
・アカウントに接続するをクリックします
・Pipedriveに同期したいアカウントのログイン認証情報を入力するための新しいWebページに移動します

IMAPとSMTPのポート情報を提供するよう求められた場合は、ここで更に学習することを推奨します。
接続したら、どの電子メールをPipedriveに同期させるか指定するよう求められます。
※これらのオプションはEメールの同期が最初に初期化されたときのみ使用可能です。慎重に選択してください。

”全てのEメールをPipedriveと同期させる”を選択するとアカウントの全ての受信と送信のメールがPipedriveと同期されます。
”特定のラベルのメールのみをPipedriveと同期させる”を選択すると同期されたEメールアドレスのラベルからどれをPipedriveアカウントと同期させるか選択します。

選択された時間枠は、電子メールがいつPipedriveに同期されるべきかの開始点を示します。
「今」を選択した場合、過去のEメールは同期されませんが、今後送信されるメールは同期されます。

推奨する同期状態を選択したら、同期の開始ボタンをクリックして同期プロセスを開始します。
※メールはすぐにアカウントに同期されますが、予想される容量によっては完了するまでに時間を要する場合があります。

選択した同期開始日より前にPipedriveに送信したいメールがある場合は、スマートメールBCCアドレスを使用してメールに返信するか、スマートメールBCCアドレスを転送することを推奨します。
これらのアクションは、Pipedriveが過去のEメールに登録し、それをあなたのPipedriveアカウントのメールタブに持ってくることを可能にします。

※Eメール同期機能は、Pipedriveのゴールドプランで利用できる便利な機能の一つです。プランの切り替えについては、こちらをクリックしてください。

PipedriveでEメール同期機能を有効にするには、IMAPとSMTPの情報提供の必要があるかもしれません。その情報が分からない場合は、下記の最も一般的な電子メールプロバイダーの一般的なホストアドレスとポート番号を入力してください。

・Gmail
IMAP host: imap.gmail.com
IMAP port: 993
SMTP host: smtp.gmail.com
SMTP port: 587

・iCloud
IMAP host: imap.mail.me.com
IMAP port: 993
SMTP host: smtp.mail.me.com
SMTP port: 587

・Outlook.com
IMAP host: imap-mail.outlook.com
IMAP port: 993
SMTP host: smtp-mail.outlook.com
SMTP port: 587

・AOL
IMAP host: imap.aol.com
IMAP port: 993
SMTP host: smtp.aol.com
SMTP port: 587 or 465

・Yahoo!
IMAP host: imap.mail.yahoo.com
IMAP port: 993
SMTP host: smtp.mail.yahoo.com
SMTP port: 587 or 465

・Verizon
IMAP host: imap.verizon.net
IMAP port: 995
SMTP host: smtp.verizon.net
SMTP port: 465

・AT＆T
IMAP host: imap.mail.att.net
IMAP port: 993
SMTP host: smtp.mail.att.net
SMTP port: 587 or 465

あなたのプロバイダが上記のリストにない場合、あるいはあなたの会社に特定のEメールプロバイダを使用する場合、EメールをPipedriveに同期するのに必要なIMAPとSMTP情報をシステム管理者に報告することを推奨します。

Pipedriveのメール同期機能を使用してEメールの同期を開始する際には、特定のラベルまたはフォルダー(または一連のラベル、フォルダー)のみをPipedriveアカウントに同期することが可能です。このようにして、Pipedriveアカウントのメールタブに表示されるメールと表示されないメールをコントロールします。

Pipedriveでのセールス活動に関係のない大量のメールを受信した場合は、特定のラベルをPipedriveアカウントに同期させることをお勧めします。一般的にPipedriveに関連するセールスメールを受信した場合は、全てのメEメールを同期させた方が良いです。そうすることにより、ブラウザのタブを切り替えず効果的に作業することができます。

PipedriveはあなたのEメールの履歴全体を同期するのではなく、同期が初期化されたときに選択された範囲からのみ同期します。このようにしてPipedriveはあなたが望むメールだけを取り込み、あなたが思う以上にあなたのメールタブを混乱させることはありません。

Eメールスレッドは、Pipedriveがあなたに特定の相手と行った全てのメールのやり取りを見せる機能です。
PipedriveのゴールドプランでEメール同期を有効にしている場合、送受信されたEメールは自動的にPipedriveのメールタブ内のスレッドに入ります。これが、円滑かつ意図したとおりに機能していることを保証するために、Eメール同期を使用してPipedriveアプリ内からEメールを送ることを強く推奨します。

Pipedrive以外のEメール構成クライアントもしくはスマートBCCを使う場合、各Eメールプロバイダーには独自のスレッドロジックがあるため、Eメールのスレッド結果は多少異なる場合があります。さらにスマートBCCではPipedrive内でメールをスレッド化する方法と、クライアントが選択したメールをスレッド化する方法が一致しない場合があります。

スマートBCCは、様々なシステムを考察するのに最適なツールとなるように構築されていますが、最良の結果は常にゴールドプランのEメール同期機能で達成されます。スマートBCCを使用する場合または、異なるクライアント内からEメールを送信する場合においては、各スレッドロジックはEメールプロバイダーに特有しています。選択したクライアントのヘルプドキュメント内で、プロバイダー特有のスレッドロジックに関する詳細な情報を検索することを推奨します。

PipedriveのEメールはPipedriveのロジックに従ってスレッド化されるので、Pipedrive内で結果として得られるスレッド(取引、組織、人の関連付け)は、第三者のEメールクライアントで見られるものとは異なる場合があります。
※GmailをEメールプロバイダーとして使用している場合、PipedriveをGmailのメールクライアントの最新バージョンにアップデートすることを推奨します。最新バージョンのGmailでは、Pipedriveのスレッドルールと同じスレッドルールが提供されているため、スレッドルールの違いを気にせずに効果的に操作できます。

Pipedrive内でEメールスレッドが作成される際の自動的な動作は、システムが一致する件名とメール送信者を含む2人以上の一致する参加者を電子メールに検出した場合にスレッド化され、なおかつそれらは一つの取引のみにリンク付けされます。

うっかり誤ってEメールを送信してしまうのを防ぐために、例えば「Pipedriveがいかに株式会社ABCに役立つか」といったような固有の件名をあなたが自身でスレッドしたい全てのメールにつけて送信することを推奨します。
これには、PipedriveのネイティブEメール作成ツールを使用するのが簡単です。Eメールが一度スレッド化されると、スレッドを解除することは出来なくなるため、一貫性が保たれ、混乱を防ぐことが出来ます。
※Pipedriveのスレッドは参照しやすいように表示されており、Eメールが受信者に直接宛てられていない限り、それらがスレッドに含まれている場合であっても相手がコピーを受け取ることはありません。

残念ですがそれは出来ません。PipedriveのEメール同期機能は、同期を確立するためのIMAPまたはExchangeの資格情報のみをサポートします。

あなたのEメールの中の1つを別のPipedriveアカウントユーザーにも閲覧できるようにするには、まずあなたが共有させたいと思っているEメールが”共有”にマークされているか確認してください。それが完了したら、あなたが共有したいユーザーが、連絡先と取引に関するメールを閲覧できる権限を持っているか確認してください。

あなたのPipedriveアカウントのメールタブにいる場合、左側(メール送信者の左側)にあるチェックボックスを利用して一括編集するメールを選択します。選択したら、アーカイブ、削除、マーク、共有いずれかを選択して、それに応じてメールを編集します。

もしあなたのPipedriveアカウント上で取引に関するメールを削除した場合、そのメールはただちにその取引の詳細ビューで表示されなくなります。これは、その情報がPipedriveアカウントのメールタブでアクティブになっているEメールから取得されるためです。もしそのメールをメールタブの受信トレイに表示させたくない場合は、アーカイブ機能を使用してその情報をキープしておくことを推奨します。

接続したPipedriveアカウントにアーカイブしたとき、あなたのメールクライアントにアーカイブされていなかった場合は、いくつか検討する必要があります。

・メール同期機能がアクティブになっていることを確認してください。もしアクティブになっていなかった場合、設定のEメールの統合セクションから再接続をクリックし再接続を行ってください。
・正しいメールアカウントがあなたのアカウントのEメール同期機能に接続されていることを確認してください。もし誤ったアカウントが同期されている場合は、接続を遮断してから正しいアカウントを同期するための資格情報を入力して下さい。
・もしメール同期機能が正しいアカウントでアクティブになっている場合、”Pipedriveでアーカイブするときにメールクライアントもアーカイブする”設定を確認してください。もしその設定が”いいえ”になっていて、Pipedriveをアーカイブするときにあなたのメールクライアントでもメールをアーカイブしたいときは”はい”を選択してください。

一般的にこれは外部ソースからコピー＆ペーストです。Pipedriveのメールクライアントにコピー＆ペーストすると、ワードプロセッサーや他のメールクライアントなど、元々作成した外部ソースのフォーマットが保持されます。

これを回避するには、メールテンプレート機能を使用して、定期的に送信するメール用のテンプレートを作成します。あるいは、何かをコピー＆ペーストする必要があるときは、フォーマットせずにテキストを必ずペーストしてください。(ウィンドウズの場合はコントール+シフト+V、マックの場合はCMD+シフト+V)。

リストビューに”最後に送信したメール”を追加すると、メールを送信した後も空白のままになる(もしくは更新されない）可能性があります。これは、このフィールドがPipedriveのゴールドプランで提供されるEメール同期機能に従ってのみ更新されるためです。スマートメールBCC機能を使用している場合、Eメールはこのフィールドに含まれません。

Eメールをより追跡するために、Pipedriveのゴールドプランを使用することを推奨します。

Pipedriveでの無料トライアル期間中に、どのプランが一番あなたの会社のニーズに合っているかを把握するために、任意のPipedriveプランに切り替えることができます。
プランの変更は、会社のPipedriveアカウントのどの管理ユーザーでも設定＞請求＞プランの変更から行えます。

自分のEメールの受信トレイと同じように、Pipedriveのメールタブはユーザーにプライバシーを提供する機能です。
それぞれのユーザーのメールタブは固有で、Eメール同期機能やスマートメールBCCを通じてユーザーが所属する情報を含み、Pipedriveアカウントの他のユーザーには未公開になっています。

ユーザーがPipedriveでEメールを共有したい場合、Eメールの表示を共有に調整できます。Eメールが共有にされると、そのメールに関連した取引または連絡先を表示するための表示権限を持つPipedriveアカウントのユーザーもPipedriveでそのEメールを表示できるようになります。メールが非公開設定になっている場合、Pipedriveアカウントの他のユーザーはそれを閲覧することは出来ません。

削除されたメールはPipedriveで見ることはできません。Eメール同期機能で”Pipedriveから削除するときに自分のメールクライアントから削除する”オプションをどのように設定したかによっては、PipedriveでEメールを削除すると、同期したEメールクライアントでもそれらのメールが削除されることがあります。このオプションがいいえに設定されている場合、Pipedriveで削除されていてもEメールクライアント内でこれらのメールを見つけることができます。

いいえ、なぜならPipedriveのメールタブはPipedriveに関連し、各ユーザーを組織化して販売プロセスを効率化するためのものだからです。ご希望の機能を提供しうるPipedriveと統合する第3のアプリがいくつかございます。

PipedriveのゴールドプランのEメールトラッキング機能を利用している間は、あなたに送信されたEメールを追跡することができますが、この機能でコンバージョンの測定をすることはできません。

Pipedrive自体は大量のEメールマーケティングツールとして設計されたわけではありませんが、営業とEメールマーケティングは度々重複しながら共に機能することは理解しています。

Pipedriveのメールタブの検索バーを使用すると、Eメールの件名と受信者に基づいてEメールを検索出来ますが、現在のところPipedriveにEメールの内容に基づいて検索する機能はありません。

特定のラベルかフォルダー(もしくはラベルとフォルダーのセット)をPipedriveのアカウントに同期することのみ可能です。これをする場合、どのメールをPipedriveアカウントのメールタブに表示させてどれを表示させないか調整します。

もしあなたがPipedriveで関係ない大量の営業メールを受信する場合、あなたのメールタブを整理し効率をあげ続けるためにも特定のラベルだけをPipedriveアカウントに同期することを推奨します。
もしあなたが主にPipedriveに関係のある営業メールを受信する場合、全てのメールを同期する方が良いです。そうすることにより、あなたのブラウザーのタブでその都度切り替えることなく効果的に業務を進めることができます。

いいえ。Pipedriveは全てのメールの履歴を同期するわけではなく、最初に同期が開始されたときに選択されていた範囲のメールのみを同期します。つまり、PipedriveはあなたがほしいEメールのみを取りこみ、あなたが予定する以上にメールタブ内を多くすることはありません。

いいえ。PipedriveはEメール同期機能では自動で連絡先を作成しません。しかし、あなたがメールを送った相手の中にPipedrive内でまだリスト化されていない連絡先がある場合、手動でその連絡先を作成することができます。
この作業は、Pipedriveアカウントのメールタブの中で行うことができます。関連するEメールスレッドを開き、メールの受領者または送信者の名前をクリックした後、新しい連絡先を作成するか既存の連絡先に情報を追加するをクリックします。

いいえ。Eメールタブにはユーザーの個人用Eメールアカウントの内容が反映されるため、これらの同期されたEメールアカウントの内容に他のユーザーはアクセスできません。唯一の例外は、Eメールが他のユーザーがアクセスを許可されている取引または連絡先にリンクされている場合です。この場合、そのEメールまたは連絡先を表示する許可を持つユーザーはリンクされた特定のEメールスレッドを見ることができます。

それらのメールを共有にすると同時に”取引と”/”もしくはPipedriveを閲覧できる他のユーザー”にリンクされているか確認してください。もしあなたのEメールが非表示になっている場合、他のユーザーは閲覧できません。あなたのEメールがPipedrive上で”共有”もしくは”取引”または”連絡先”にリンクされている場合、その取引または連絡先にアクセスした全てのユーザーはそれぞれの詳細ビューで閲覧することができます。

いいえ。Eメールタブにはユーザーの個人用Eメールアカウントの内容が反映されるため、これらの同期されたEメールアカウントの内容に他のユーザーはアクセスできません。唯一の例外は、Eメールが他のユーザーがアクセスを許可されている取引または連絡先にリンクされている場合です。この場合、そのEメールまたは連絡先を表示する許可を持つユーザーはリンクされた特定のEメールスレッドを見ることができます。

Pipedriveアカウントの取引に関連付けられているEメールを削除すると、そのEメールは取引の詳細ビューに表示されなくなります。これは、その情報がPipedriveアカウントのメールタブでアクティブになっているEメールから取得されるからです。そのメールをメールタブの受信トレイに表示させたくない場合は、アーカイブ機能を使用して情報の閲覧調整を行ってください。